Koplopers in eventmanagement scoren met deze 3 trends
De ontwikkelingen binnen de eventsector gaan razendsnel en je zorgt maar beter dat je up-to-date bent met de nieuwste trends. Zo blijf je koploper in het veld en ben je gegarandeerd een pionier in je vak.
Dat beseffen wij bij D-Dream als geen ander. Als partner in audiovisuele totaalbeleving houden wij altijd een vinger aan de pols. Uit al die ontwikkelingen nemen we een kijkje naar de drie trends die jou de meeste voorsprong zullen opleveren in 2024.
- Inclusieve events: doelgerichte personalisatie
- Immersive experiences: nieuwe technologie en ideeën
- Do more with less: goedkoper en duurzaam
We put you in the spotlight!
1. Inclusieve Events
Inclusiviteit, niet zomaar een buzzwoord, maar voor veel bedrijven een integraal onderdeel van hun brandingstrategie. Het is goed voor je imago en het vergroot eveneens de omvang van je doelpubliek.
Bezoekers willen op hun wenken bediend worden. Niet alleen qua ervaring en gebruiksgemak maar eveneens wat betreft hun individuele voorkeur. Iedereen wil ten volle kunnen genieten van het event. Ongeacht leeftijd, geslacht of beperkingen. Maar hoe speel je in op de wensen van een divers doelpubliek?
Stel de juiste vragen tijdens het registratieproces
De juiste vragen stellen betekent dat we onze bezoeker echt willen leren kennen. Op een manier die relevant is voor de invulling van jouw evenement. Is het eten een belangrijk onderdeel, dan vraag je naar voorkeuren. Heb je een event waar privacy een hot item is, dan doe je er goed aan om hierop in te spelen. Zo kan je op voorhand vragen of je bezoekers wel of niet gefotografeerd willen worden. Wees daarbij intentioneel bij de on-site experience. Zorg ervoor dat deze thema’s duidelijk zijn aangegeven.
Personalisatie en getraind personeel
Naast inclusiviteit is personalisering een belangrijk sleutelwoord. De integratie van technologie en de opkomst van AI spelen hier in je voordeel. Kijk maar eens hoe deze AI barvrouw een jongedame helpt haar drankkeuze te bepalen.
Een aandachtspunt is wel dat je je authenticiteit bewaart, want een sales gedreven aanpak kan de Gen Z generatie hard tegen de borst stoten. Materialisme is minder belangrijk geworden. Men hecht waarde aan oprechte verbinding en engagement. Denk aan break-out sessies in kleine groepen, zonder microfoon en speakers maar gewoon face-2-face. Bezoekers willen unieke ervaringen.
Wie gepersonaliseerd te werk wil gaan, zal personeel moeten hebben die hierop weet in te spelen. Voorzie daarom trainingen voor je personeel zodat deze met specifieke doelgroepen op een bevredigende manier weten om te gaan. Weet je personeel bv. hoe men een rolstoel hanteert en wat hiervan de beperkingen zijn? Of zorg dat je personeel op de hoogte is van de thema’s die spelen bij bezoekers. Denk maar aan evenementen waar gender, klimaat, voeding of andere culturele kwesties een belangrijk thema zijn.
2. Immersive Experience
Een event is in 2024 meer dan een spektakel. Een ervaring waar je ondergedompeld wordt in een alternatieve realiteit. Iets waarvan je brein achteraf denkt: wow – what just happened? Gegarandeerd dat je bezoekers nooit meer vergeten wat hen die dag is overkomen. En laat dat nu net de bedoeling zijn.
Een immersive experience laat je bezoekers aan de hand van sensorische impulsen en technologische vernieuwingen de lijnen tussen realiteit en fantasie in twijfel trekken. Een wereld die men niet alleen kan ervaren maar waar men interactief in kan deelnemen.
Technologische ontwikkelingen, lasers, licht, special fx, visuals en interactieve installaties, worden hier samengebracht tot een harmonieus geheel. Dit alles in een uniek thema en omgevingsinkleding. Een holistische beleving voor je bezoeker in een interactieve en aangeklede realiteit.
Voelen, zien, horen en ruiken. Alle zintuigen worden geprikkeld. Naast de ervaring neemt ook de interactie een centrale plaats in. Hoe brengen we nu deze immersive experience tot leven? Hier zijn enkele ideetjes:
Videoprojectie Mapping
Deze prachtige projectie omhult jouw volledige onderwerp zoals muren, gebouwen, decorelementen, vloeren en zelfs water en verandert ze in immersive displays. Een uitstekende manier om jouw event visueel meeslepender te maken en volledig af te stemmen op jouw wensen en thema.
Wat dacht je van jouw gasten te verwelkomen door geprojecteerde bloemblaadjes op hen te laten dwarrelen? Of een video te projecteren op vallend water? De mogelijkheden zijn eindeloos. Jij kiest de videocontent en het onderwerp waarop de content geprojecteerd wordt. Een veelgebruikte techniek overigens in de kunstsector zoals deze kathedraal mapping door Jeremie Bellot.
Maar niet alleen de kunstsector maakt gretig gebruik van dit soort technieken. Ook voor jouw branding kan het een unieke bijdrage leveren. Een rondleiding door een brouwerij wordt plots een heel andere ervaring als je in het bierflesje zit dat de weg aflegt. Over iemand onderdompelen in je merk gesproken.
Experimenteer met eten en drinken
Eén van die zintuigen die we als mens dolgraag prikkelen is die van onze smaak. Maar ook door een ervaring te creëren aan het serveren van eten en drinken, vergroot je het plezier en de betrokkenheid van jouw bezoekers.
Denk daarbij niet alleen aan een coole cocktail mixoloog of een geschoolde barista, ook aankleding en serveertechnieken hebben een flinke impact op beleving. Wat dacht je van een visbuffet volledig aangekleed in de stijl van een vismarkt? Of het gebruik van vloeibaar stikstof voor een magisch onthullend effect van jouw dessert? Of misschien laat je jouw bezoekers zelf hun cocktails shaken? Aperol Spritz anyone? 🍹
Interactieve entertainment
Met Virtual Reality creëer je ongetwijfeld een fantasiewereld die bezoekers van hun voeten blaast. Dit kan op verschillende manieren zoals met een productdemo, een training of educatieve tool maar ook als onderdeel van een gaming experience. Wederom een techniek waar de mogelijkheden eindeloos zijn, afhankelijk of dit in het thema en sfeer van jouw evenement past. Op bedrijfsevenementen zal dit op een meer ingetogen manier zijn dan op publieksevenementen.
Goed om te weten is dat je met Virtual Reality volledig wordt ondergedompeld in die andere wereld. Dat betekent dat het locatie gebonden is. Bezoekers nemen plaats in jouw VR wereld en maken daar hun reis. Dat is anders bij Augmented Reality.
Augmented Reality
Waar VR je volledig meeneemt in die andere wereld laat augmented reality de brug met de realiteit nog open. De fysieke en de digitale wereld gaan letterlijk in elkaar over. Dat de combinatie van het fysieke en digitale eraan zit te komen laat de lancering van de Apple Vision Pro ons al duidelijk zien. Maar wat dacht je van een business card met heel wat meer dan een stukje tekst erop geplakt?
Beide aspecten kun je naadloos integreren in de opbouw van je event. Met een VR bril op de neus genieten bezoekers van gepersonaliseerde routes, realtime vertalingen en extra engagement. Terwijl we met AR onze eventlocatie volledig kunnen invullen om het eindresultaat te zien zonder dat we het eerst opbouwen. Dit zijn slechts enkele van de mogelijkheden die zich in de toekomst aan ons zullen openbaren. Zeker een trend die je wil opvolgen.
Licht, beeld, geluid en video. Audiovisuele ondersteuning op één.
Uiteraard één van de cruciale elementen om je bezoeker onder te dompelen in een andere wereld is die van licht en geluid. Met de juiste harmonie tussen licht en geluid kan je unieke verhalen vertellen. Denk maar aan verlichting die tijdens een spannende onthulling verandert en aansluit bij de muzieksfeer. Heb jij al kippenvel als je eraan denkt? Want dit zal ook bij jouw bezoekers de juiste gevoelens oproepen.
Met licht en geluid creëer je een beleving voor je bezoekers. Dat is waar het om draait! Een zangeres die akoestisch op het podium staat geef je een witte spot voor intieme sfeer. Maar een oppompende hardstyle dj? Die krijgt vuurwerk! Lasers en lichteffecten alom! Dat de audiovisuele sector booming is in zijn ontwikkelingen laat het project “Club of the Future” mooi zien. Vlaanderen is klaar voor de toekomst. Of moeten we zeggen het nu, want the future is here!
De juiste combo gebruiken van verschillende soorten verlichting, video en decoratieve elementen om de juiste sfeer te creëren is ondertussen een must. Oh ja, vergeet zeker de entree niet! Deze toont het eerste wow-effect van jouw gehele event en wat jouw bezoeker te wachten staat.
Het is opvallend hoe makkelijk de sfeer en ervaring van een ruimte verandert aan de hand van audiovisuele oplossingen. Bij D-Dream doen we meer dan AV-support, wij maken droombelevingen met licht, geluid, video én decor!
Thema & Decor: think outside the box
Zodra je het thema van het event kent kan je samen met alle partners een creatieve samenhang van een uniek decor en immersive experience creëren. Gebruik zowel visuele als tactische elementen die jouw publiek intrigeren. Zorg voor een maximale entertainmentwaarde met op maat gemaakte inrichting en afwerking. De integratie van al die verschillende elementen is iets wat we bij D-Dream met onze decor en omgevingsinkleding centraal stellen.
Een immersive experience zorgt voor instagram-waardige momenten. Dat betekent gratis promotie voor je klant. Je kunt hier op inspelen door bv. custom social media-filters te ontwerpen in lijn met het thema van je event. Stel een uniek decor op waar men foto’s of video’s kan maken met jouw gecreëerde experience als background. Zoals deze discobal die gebruikt werd op het Neon Carnaval, zo werden alle selfies meteen Neon style branded.
Een immersive event organiseren vereist dat je diepgaande kennis hebt van de verschillende mogelijkheden in technologie. Die elementen kan je overigens prima met elkaar combineren zoals je in de nieuwjaarsbeleving van 2021 in Seattle kan terugvinden.
Weet je niet waar te beginnen om deze technieken toe te passen in jouw event? Investeer dan in de juiste mensen die deze technologische hoogstandjes weten te integreren in jouw event. Wij kijken er alvast naar uit om jouw ideeën met die van ons te matchen en een gehele experience voor jouw bezoekers uit te bouwen.
En als je wil weten hoe gaaf al die audiovisuele ontwikkelingen echt kunnen zijn, kijk dan eens naar het grootste led scherm ter wereld in Las Vegas. Over immersive gesproken.
3. Doing more with less
Spectaculaire en diepgaande belevingen, daar komt het op neer. Maar hoe rijmen we dat met het steeds vaker knippen in de marketing- en eventbudgetten? Men wil steeds meer, maar het moet met steeds minder? Ook die uitdaging is één van de trends waar we mee te maken krijgen.
Het goede nieuws is dat je helemaal niet hoeft in te leveren op die beleving. De verwachtingen van je publiek zullen er tenslotte niet minder op worden. Wie het budget ziet slinken moet creativiteit doen groeien. Er zijn heel wat aspecten van jouw taak als eventmanager waar je duurzaam kan omgaan met budget en toch topkwaliteit blijven leveren.
Wees creatief in uitvoer
Out of the box durven denken gaat niet alleen om de creatieve invulling van je event, maar ook over hoe je die tot stand zal brengen. Je kan een geweldig idee hebben en daar de duurste middelen tegen aan gooien, het ideale scenario van budget spending. We weten echter allemaal dat de realiteit vaak anders is. Bekijk daarom de budgettaire alternatieven. Niet je idee uitkleden, maar anders aankleden.
Stel, je wil een bepaalde constructie op je podium. Je eerste keuze is een mooi eikenhouten exemplaar. Vrij duur en bovendien erg zwaar. Een alternatief is kiezen voor een kartonnen versie. Met de juiste afwerking en belichting valt het verschil nauwelijks op. Uiteraard is dit iets wat je per idee gaat bekijken.
Een ander voorbeeld is de opzet van een levensgroot beeld van een paleis. Dit zou kunnen door een layerstelling te bouwen en deze in te kleden met geprinte doeken. Effectief, maar niet de meest budgetvriendelijke oplossing. Een andere manier is een trussconstructie te bouwen hier doeken in te hangen. Of wat dacht je van een paleis uitgewerkt in bedrukt honinggraatkarton? Beiden uiteindelijk vele malen goedkoper en zonder verlies van kwaliteit.
Doing more with less betekent niet dat je inlevert of downsized. Het is op een creatieve manier de overgang maken van ‘Wat kunnen we doen’ naar ‘Hoe gaan we het doen’. Daarom is het belangrijk met ervaren partners te werken die alle verschillende mogelijkheden weten aan te reiken. Is die er vanaf de tekentafel bij, dan kan je samen het event van je dromen opzetten op de meest kostenefficiënte manier. Dat is hoe wij bij D-Dream het liefste werken. Gewoon goed, vanaf de start.
Duurzame branding
Creativiteit is leuk en gaat natuurlijk over veel meer dan enkel welke materialen worden ingezet. Zo kun je creatief omgaan met branding door meer te projecteren dan te printen of door decorstukken te laten maken die jaarlijks een vaste waarde kunnen zijn. Maar duurzaam kan natuurlijk ook milieuvriendelijk betekenen. Wat dacht je van dit prachtige adidas logo gemaakt uit bloemstukken?
Denk daarbij goed na over welke aspecten van je event je onder de aandacht wil brengen. Je hoeft heus niet elke centimeter van de ruimte te benutten. Ga na wat de grootste impact zal opleveren voor jouw bezoeker en focus je op die gebieden.
Bewuste keuzes maken
Het is belangrijk bewuste keuzes te maken en niet zomaar in elk budget te gaan knippen. Verstandige keuzes doen de kosten dalen zonder in te leveren aan ervaring, omvang of bezoekersaantal. Je kan wel marketingaspecten weglaten maar als daardoor minder bezoekers aangetrokken worden, snijd je jezelf in de vingers.
Investeren in audiovisuele apparatuur van goede kwaliteit en een productieploeg met kennis is noodzakelijk. Het laatste dat je wil is dat je publiek met een wrang gevoel naar huis gaat omdat de projectie uitviel of de spreker niet verstaanbaar was.
Om een event te organiseren dat een vijfsterrengevoel geeft (zelfs als je budget niet eens 5 cijfers bedraagt), zal je creatief moeten zijn. Geef prioriteit aan aspecten van het event met de grootste potentiële impact. Splits jouw budget op om te bepalen wat essentieel is en wat gewoon ‘nice to have’ is. Uiteindelijk willen jouw bezoekers een experience die de moeite waard is om over te vertellen. En met een beetje creativiteit is er altijd wel een manier om uitstekende resultaten te behalen.
“Rocking a champagne event on a lemonade budget isn’t easy,
but with the right approach, it can be done.”
Wie koploper wil zijn in eventmanagement weet de trends op te pikken die noodzakelijk zijn om echt impact te maken. Inclusieve events zijn een must in 2024. Die personalisatie doe je vanaf de start, bij het registratieproces. Maar ook on-site wil je doelgericht te werk gaan, bv. door je personeel te trainen beter om te gaan met specifieke doelgroepen.
Het keyword voor 2024 is immersive experience. Een evenement wordt nog veel meer een beleving dan dat het al was. Gelukkig zijn daar heel wat tools om jou te helpen in deze missie. Denk maar aan videoprojectie mapping, innovaties binnen catering, interactieve vormen van entertainment, augmented en virtual reality en de immer belangrijke audiovisuele ondersteuning van jouw unieke thema en decor.
De uitdaging daarbij zal zijn om met krimpende budgetten de groeiende verwachtingen te blijven vervullen. Creatief zijn in vormgeving en branding zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Maar kies wel bewust want het resultaat moet hetzelfde blijven: een knallend event voor jou en je bezoekers!
Er zijn ontzettend veel mogelijkheden in deze sector. Je kan jezelf niet veroorloven om niet mee te zijn met deze trends. Vandaar dat het zo belangrijk is om met de juiste partners te werken. Ook dat dient een bewuste keuze te zijn. Misschien wel de belangrijkste van al. Want een partner die creatief met je meedenkt bespaart jou geld zonder in te leveren op de droomervaring van de bezoeker. Dat is waar wij als D-Dream voor gaan: een onvergetelijke beleving binnen het afgesproken eventbudget. Spotlight guaranteed!
Word jij koploper in de eventsector in 2024?