5 valkuilen die je als eventmanager niet wil missen
Een locatie kan er fantastisch uitzien, perfect gelegen zijn en helemaal passen bij de sfeer van je event. Maar kan je er ook effectief bouwen wat je in gedachten hebt? Een sterke audiovisuele beleving begint niet op de dag van de opbouw. Ze begint vaak al bij het eerste locatiebezoek.
Is er voldoende stroom? Kan je riggen waar je wilt? Raakt een hoogtewerker binnen? En hoe krijg je straks al dat materiaal vlot tot in de zaal?
Niet meteen de meest sexy vragen van je eventconcept… 😄 Maar wel vragen die een grote impact kunnen hebben op je planning, budget en creatieve mogelijkheden.
Daarom kijken wij als audiovisuele partner graag al vroeg mee. Want technisch is er véél mogelijk, zolang je op voorhand weet waar je rekening mee moet houden.
Dit zijn vijf zaken die wij tijdens een locatiebezoek altijd even onder de loep nemen.
🔌 1. Stroom: krijgt je event genoeg power?
Licht, geluid, video, catering… op een event zijn er heel wat stroomvreters. Alleen is voldoende stroom niet op elke locatie vanzelfsprekend. Check daarom tijdens je locatiebezoek welke stroomvoorzieningen aanwezig zijn. Is er krachtstroom? Hoeveel ampère is beschikbaar? Welke aansluitingen zijn er en waar bevinden die zich?
Want zelfs als er voldoende vermogen is, kan de locatie van de aansluitingen een verschil maken. Krachtstroom aan de andere kant van het gebouw? Dan komt daar al snel een stevige kabelroute bij kijken.
En blijkt het beschikbare vermogen niet voldoende? Dan moet je best een generator voorzien. Perfect oplosbaar, maar wel iets wat je liever vooraf weet. Zo vermijd je dat een klein stopcontactprobleem plots een grote impact heeft op je technische plan, opbouwtijd én budget.
🏗️ 2. Rigging: kan het plafond je concept dragen?
Een indrukwekkende lichtinstallatie, grote videowall of volledig aangekleed plafond kan een ruimte transformeren. Tenminste, als je het ook veilig kan ophangen. Niet elke eventlocatie laat rigging toe. En zelfs wanneer dat wel kan, betekent dat nog niet dat je zomaar overal kan hangen wat je wil.
Waar bevinden de rigpunten zich? Hoeveel gewicht mogen ze dragen? Zijn er zones waar niet gerigd mag worden? En werkt de locatie met een verplichte huisrigger?
Vraag daarom tijdens je locatiebezoek naar het riggingplan en leg dat naast je eerste ideeën voor het event.
Blijkt die gigantische videowall nét gepland op een plek waar geen geschikt rigpunt zit? Geen ramp. Dan kunnen we het concept aanpassen of naar een andere technische oplossing zoeken. Alleen ontdekken we dat liever tijdens de voorbereiding dan wanneer de truss al klaarstaat. 😉
📐 3. Hoogtewerkers: hoe geraak je daarboven?
Hoge plafonds? Daar worden we als AV-partner meestal behoorlijk enthousiast van. Meer ruimte voor licht, decor en technische installaties betekent ook meer creatieve mogelijkheden. Alleen moeten we er natuurlijk wel geraken. 😄
Controleer daarom of hoogtewerkers toegestaan zijn en of de locatie voorwaarden oplegt aan het type toestel. Zo zijn op veel locaties enkel elektrische toestellen toegelaten.
En dan komt de praktische kant. Raakt die hoogtewerker binnen? Zijn de deuren hoog en breed genoeg? Zijn er smalle doorgangen of niveauverschillen? Moet het toestel een lift in en kan die het gewicht aan?
Een prachtige zaal van acht meter hoog is plots een pak minder praktisch wanneer de enige toegangsdeur één meter breed blijkt te zijn.
🌡️ 4. Klimaat: verwarmen of koelen?
Een industriële hal in januari of een glazen eventruimte midden in de zomer? Dan wordt klimaatbeheersing plots behoorlijk belangrijk. 😄
Check daarom of er verwarming en koeling aanwezig is en of die voldoende capaciteit heeft voor de volledige eventruimte. Kijk ook hoeveel vermogen de bestaande installatie van het beschikbare stroomnet vraagt. Diezelfde stroom heb je namelijk nodig voor licht, geluid, video én catering.
Is er geen of onvoldoende klimaatregeling? Dan moet je extra toestellen voorzien. Dat betekent niet alleen een extra huurkost, maar mogelijk ook extra stroomvoorziening.
Een kost die je dus best mee in rekening brengt vóór je verliefd wordt op de locatie. 😉
🚚 5. Laden en lossen: hoe geraakt alles binnen?
Je hebt stroom. Je riggingplan klopt. De hoogtewerker geraakt binnen.
Top! Nu het materiaal nog. 😄
De bereikbaarheid van een locatie kan een enorme impact hebben op de efficiëntie van je opbouw. Daarom kijken we niet alleen naar de zaal zelf, maar ook naar de volledige route van vrachtwagen tot podium.
Kunnen vrachtwagens dicht bij de ingang komen? Is er een laadkade? Ligt de eventruimte op het gelijkvloers? Zijn er trappen of niveauverschillen? Is er een goederenlift? En zijn de afmetingen en het draagvermogen daarvan voldoende voor grote flightcases?
Ook afstand maakt een verschil. Rechtstreeks uitladen naast de zaal is iets helemaal anders dan elke flightcase eerst honderd meter door een gebouw manoeuvreren.
Een minder makkelijk bereikbare locatie hoeft daarom niet meteen af te vallen. Je moet er gewoon voldoende tijd en crew voor voorzien. Ook zo’n detail dat je liever ontdekt tijdens je locatiebezoek dan wanneer de eerste vrachtwagen voor de deur staat.
Neem de juiste vragen mee naar je volgende locatiebezoek 📋
Een goede eventlocatie gaat dus over meer dan uitstraling alleen. De echte sweet spot? Een locatie waar sfeer, concept én technische haalbaarheid samenkomen.
Gelukkig hoef je als eventmanager daarvoor niet plots zelf AV technicus, rigger en elektricien te worden. Daar zijn wij dan weer voor. 😉
Door ons al vroeg in het proces te betrekken, kunnen we technische mogelijkheden en aandachtspunten meteen meenemen in het concept. Zo weet je sneller wat haalbaar is, vermijd je onverwachte kosten en kunnen we samen zoeken naar slimme oplossingen die het concept nét sterker maken.
Klaar voor je volgende locatiebezoek?
Omdat je ons natuurlijk niet bij élk locatiebezoek in je achterzak kunt meenemen, maakten we bij D-Dream een praktische Event Venue Checklist.
Zo heb je tijdens je volgende locatiebezoek meteen de juiste vragen bij de hand.
Download onze gratis de D-Dream Event Venue Checklist en ga goed voorbereid op pad. 👉
Wil je meer van dit soort praktische tips & tricks om technisch sterker voorbereid aan je events te beginnen? Hou dan zeker onze volgende D-Dream AV–Academy sessies in de gaten.
Wie weet zien we je daar binnenkort! 😄
